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Datenverarbeitung und Ihre Rechte bei der Nutzung des Online Abstimmungstools OpenSlides

Information der Landeshauptstadt Mainz gemäß Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Landeshauptstadt Mainz
Hauptamt
Stadthaus Kaiserstraße (Lauteren-Flügel)
Kaiserstraße 3-5
55116 Mainz 

Telefon: +49 6131 12-2482
E-Mail: hauptamtstadt.mainzde

Beauftragte oder Beauftragter für den Datenschutz

Stadtverwaltung Mainz
Behördlicher Datenschutzbeauftragter
Stadthaus Große Bleiche
3. OG, Zimmer 3027
Große Bleiche 46 / Löwenhoftsraße 1
55116 Mainz
Telefon: +49 6131 12-2216
E-Mail: datenschutzstadt.mainzde

Zwecke und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Das Abstimmungstool OpenSlides dient der Durchführung von Abstimmungen und Beschlussfassungen gemäß § 35 Abs. 3 i.V.m. § 40 Abs. 1 GemO.

Die datenschutzrechtlichen Grundlagen sind Art. 6 DSGVO Absatz 1 lit. f und § 3 LDSG in Verbindung mit § 35 Abs. 3 GemO.

Datenerhebung, Datenverarbeitung

Im Rahmen der Durchführung von Abstimmungen verarbeiten wir folgende personenbezogenen Daten von Ihnen:

  • Vor- und Nachname sowie E-Mailadresse

OpenSlides speichert nur so viele personenbezogene Daten wie unbedingt nötig sind, um Informationen und Dienste zuverlässig und sicher anbieten zu können. 

Weiterhin erhält der Teilnehmende einen Benutzernamen, wird einer Gruppe zugeordnet und erhält ein Initialpasswort. Darüber hinaus werden nur die Titel der Beschlussvorlagen/Anträge sowie deren Vorlagennummern eingepflegt.

Programmseitig werden die Zugangsdaten per E-Mail an die Mitglieder der Gremien versandt. Nach Anmeldung in OpenSlides werden die Mitglieder bei den erforderlichen Tagesordnungspunkten im Programm zur Stimmabgabe aufgefordert und können mit Ja/Nein/Enthaltung abstimmen. Die Stimmabgabe wird bestätigt, danach erhält die Geschäftsführung das Abstimmungsergebnis, welches auch im Livestream der Öffentlichkeit sichtbar gemacht wird.

Eine Auswertung der Dienste-Protokolle erfolgt nur von uns selbst und auch nur, um mögliche Fehler, Einbruchsversuche oder technisches Verhalten der Server auf unseren Server zu analysieren.

Die Daten werden auf eigenen Servern in der Kommunalen Datenzentrale der Stadt Mainz gehostet.

Datenerhebung

Ihre Anmeldedaten liegen uns vor. Diese wurden zu Beginn der Wahlperiode von uns erfasst, um mit Ihnen in Kontakt treten zu können.

Datenweitergabe

Eine Weitergabe von Teilen der erhobenen Daten erfolgt ausschließlich gemäß gesetzlicher Verpflichtung z.B. an Strafverfolgungs- oder Steuerbehörden.

Datenspeicherung

Die Daten werden längstens für den Zeitraum von einer Woche gespeichert.

Beschwerderecht

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

  • Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).
  • Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
  • Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen
  • sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).

Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die öffentliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim rheinlandpfälzischen Landesbeauftragten für den Datenschutz:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Hintere Bleiche 34
55116 Mainz
Telefon: +49 6131 208-2449
E-Mail: poststelledatenschutz.rlpde

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